Как провести совещание продуктивно и с пользой: советы опытных руководителей

Совещания — неотъемлемая часть работы, которая нравится далеко не всем. Особенно, если начальство любит собирать планёрки чуть ли не каждый день, подолгу рассказывать о планах компании и раздавать бесконечные задачи. Неудивительно, что сотрудники не всегда внимательны на таких встречах и могут отвлекаться. Тем более если они работают на удалёнке. Недавний опрос показал, что делают россияне во время рабочих совещаний.

Чек-лист: шесть утренних привычек, чтобы оставаться продуктивным до 18:00

Аналитики ВТБ провели интересный опрос: они спросили у россиян, чем те заняты во время рабочих совещаний. Учитывались не только оффлайновые встречи, но и планёрки в онлайн-формате.

Выяснилось, что очные встречи с руководством больше дисциплинируют сотрудников: две трети опрошенных внимательнее вникают в разговор и делают себе пометки. При этом каждый четвёртый респондент признался, что даже в ходе оффлайн-совещаний думает о посторонних вещах. Кто-то решает, чем заняться после работы или куда сходить вечером, кто-то читает почту с телефона или просматривает новые посты в социальных сетях.

Если же совещание проходит в онлайне, сосредоточенность сотрудников ощутимо падает. Только половина участников внимательно слушает спикеров и вникает в ход их мыслей. Остальная половина занимается самыми разными вещами: 44% заняты другими рабочими задачами, 24% заходят в соцсети или листают новостные посты, 16% готовят или едят, 13% выключают камеру и делают домашние дела, ещё 8% отвлекается на компьютерные игры.

81% участников опроса уверены, что никогда не «палились» перед коллегами и начальством, если отвлекались во время рабочих встреч на посторонние вещи. Вместе с тем каждый пятый был уличён в невнимательности из-за вопросов невпопад или не включенной камеры.

Исследователи отмечают, что россияне решают другие вопросы во время совещаний не от хорошей жизни, а из-за слишком частых встреч по работе и нарастающей многозадачности.

На невнимательности во время совещаний попадаются не только рядовые сотрудники, но и чиновники. Нередко в новости попадают ситуации, когда первые лица отчитывают госслужащих за использование телефонов на рабочих встречах.

Страх, злость и усталость: как справляться с эмоциями на работе

Опрошенные «Рамблером» руководители компаний с пониманием относятся к тому, что сотрудники могут отвлекаться во время рабочих встреч. И пытаются проводить совещания так, чтобы они были максимально эффективными для всех.

«Как руководитель я понимаю, что эффективность совещаний напрямую зависит от их организации и вовлечённости участников. В нашей компании мы применяем практики, чтобы минимизировать отвлечения сотрудников».

Эксперт рассказал, что в их организации используются следующие методы:

Как не раздражать коллег в рабочих чатах: советы и лайфхаки

Гендиректор коммуникационного агентства FPR Мария Платонова тоже старается проводить совещания так, чтобы сотрудники меньше отвлекались на посторонние или другие рабочие задачи. Тем более что большинство сотрудников в её компании — представители поколения зумеров в возрасте 23-24 года.

«Молодые люди сейчас буквально живут с «компьютером, приклеенным к ладошке». И на совещания приходят с ноутбуками, в них миллион мессенджеров, задач в битриксе, по которым приходят уведомления. Ребята хорошо воспитаны и обучены быстро реагировать на запросы. Они отвлекаются, порой из самых благих целей, но совещания от этого страдают».

Советы эксперта:

Как договориться с семьёй и питомцами, работая из дома

Ключ к вовлечению сотрудников в совещания — не запреты, а смена подхода к проведению таких встреч, говорит гендиректор коммуникационного агентства The Mellows Иван Пачко. Во время планёрок он применяет несколько инструментов, которые помогают делать встречи с командой продуктивнее.

«Мы проводим короткие 15-минутные собрания стоя, вне переговорки. Это помогает держать темп и не отвлекаться — физически неудобно затягивать или отвлекаться на телефон. Этот метод упоминается в практиках многих российских команд, включая «Яндекс» и «СберТех».

Простые и эффективные методы тайм-менеджмента для тех, кому сложно концентрироваться