Как спланировать командировку: чек-лист

Рабочую поездку может испортить что угодно — плохая погода, срыв брони в отеле или отмена важных переговоров. Зависящее от вас лучше заранее предусмотреть, чтобы настроиться на работу. Как подготовиться к командировке? Своим опытом поделились эксперты, которые много времени проводят в рабочих поездках в разные города России и за границу.

Согласно Трудовому кодексу ТК РФ, работодатель обязан возместить траты за служебную командировку: перелёт, проживание и дополнительные расходы, связанные с проживанием. Заранее узнайте в бухгалтерии, когда будет оплачена командировка: деньги выдадут сразу или после поездки. Бывает так, что вы едете за свой счёт, а организация в дальнейшем компенсирует ваши расходы.

Определите в списке пункты, расходы по которым не будут возмещены организацией – так у вас сформируется две категории расходов: личные и рабочие (те, что вы подадите к возмещению – не забывайте сохранять платёжные документы).

Выясните финансовый лимит — сколько денег и на что конкретно вы имеете право тратить. Например, работодатель может ограничить траты на перелёт — только эконом-класс, и проживание в отеле не выше трёх звёзд и пр.

Если отправляетесь в другую страну:

Без важных документов поездка и сама командировка может не состояться.

Берите оригиналы документов, в том числе это касается билетов — распечатайте их на случай, если окажется невозможным показать электронный вариант. В командировке обязательно сохраняйте закрывающие документы — чеки и квитанции об оплате услуг, которые возмещает работодатель, чтобы отчитаться о расходах по возвращению на место работы.

По возможности берите как можно меньше вещей, чтобы быть налегке, перемещаться с места на место — со встречи на встречу.

Несколько правил для сбора вещей:

Как одеваться на работу: советы стилиста

Возьмите самое необходимое в ручную кладь, а остальное уберите в чемодан. Позаботьтесь об аптечке: если командировка за границей, то берите разрешённые таможенной службой препараты (немного старая, но всё-ещё актуальная статья с примерами).

В бизнес-отелях номера уже обустроены для работы: есть отдельные зоны или даже целые кабинеты, переговорные комнаты, а ещё — высокая шумоизоляция для проведения переговоров (в соседнем номере не услышат). Обычный отель тоже подойдёт, но при бронировании обязательно узнайте, есть ли в номере необходимое для работы:

Работать за ноутбуком можно в любой кофейне или коворкинге недалеко от места проживания. Для организации личной деловой встречи с коллегами рекомендуем арендовать апартаменты с уже оборудованной рабочей зоной или мини-офис (цены в среднем 15 000 рублей за сутки).

Эксперты добавляют, что начать работу можно уже в дороге: заранее скачайте документы и таблицы или используйте программы с облачным хранилищем (сохраняют данные без интернета).

Узнайте у руководства о целях и задачах командировки, а затем составьте график в ежедневнике или мобильном планере: какие встречи необходимо посетить, с кем и о чём договориться, где выступить. Если вы начальник, позаботьтесь о контакте с подчинёнными — оставьте запасные контакты для связи с вами, на случай, если окажетесь недоступны (номер отеля или заказчика).

Обязательно скачайте карту и познакомьтесь с местностью, чтобы не заблудиться, когда поедете на переговоры. А ещё — установите переводчик, если плохо владеете английским или желаете пообщаться с местными на их языке.

Уточните в бухгалтерии сколько денег выделяют на командировку, и на что конкретно их можно тратить кроме проезда и проживания. Обязательно сохраняйте все чеки о расходах, чтобы предоставить на работе в качестве отчёта после командировки. Не берите с собой много вещей, только самое необходимое — по погоде, месту и времени. Обязательно проверьте чемодан накануне отъезда: не забыли ли рабочую технику и необходимые документы (их лучше переложить поближе — в ручную кладь). Выбирая место проживания, выясните есть ли там всё необходимое для работы, если нет — найдите альтернативу, где недалеко можно спокойно заняться делами. Распланируйте всю командировку по часам, чтобы всё успеть.

Соврал — работу потерял: законна ли при трудоустройстве проверка на детекторе лжи